Зачем подписывать документы УПД, акты выполненных работ

Мы работаем на результат

УПД без подписи
Задать вопрос

В любой организации есть проблема с подписанием товарных накладных, УПД, актов выполненных работ, договоров, спецификаций и прочих первичных документов по сделкам.
Причина такой проблемы зачастую одна, и её корень - это безответственное отношение человека к работе. Причем этим человеком может оказаться не ваш сотрудник, а сотрудник Вашего контрагента, который не считает нужным и важным позаботиться подписать бухгалтерские документы с контрагентом. Часть людей так вообще исходят из того, что "товар получен", "деньги оплачены" и что ещё нужно для полного счастья? Зачем что-то ещё делать и тратить своё драгоценное время?!
При таком подходе возникает риск постфактум на ровном месте получить неприятности. Неприятности эти: от банальной проблемы отсутствия документа передачи имущественных прав контрагенту со всеми вытекающими проблемами, до откровенного мошенничества третьими лицами в Ваш адрес.

Чтобы Вы не питали иллюзий по этому вопросу, я опишу ситуацию из нашей жизни.

Работали мы как то давно с одним контрагентом. Поставляли товар. Естественно у нас был представитель компании, с которым мы контактировали. Сразу скажу - этот человек сам по себе обязательный и порядочный. 
Так вот, этому клиенту наша компания продала товара в далеком эдак 2012 году на 30 т.р. Документы, как это положено, вместе с товаром мы передали контрагенту. По скольку за подписание документов был ответственный другой сотрудник, то нам приходилось передавать два экземпляра УПД вместе с передачей товара и далее пытаться вернуть наш подписанный экземпляр.
В этот раз так и поступили. В разумные сроки (1-3 месяца после передачи товара) при нашем периодическом напоминании подписанный экземпляр нашего документа мы так и не получили. 
Прошли 2-3 года. Документов нет. Мы изредка напоминали и просили передать нам документы. В итоге наш подписанный экземпляр так и не поступил к нам.
Спустя примерно лет 5-8 с даты передачи товара,в один прекрасный день приходит к нам в компанию письмо от этого юрлица с просьбой: вернуть деньги. Да, те самые 30тыс.руб. Писал конкурсный управляющий. Юрлицо приказало долго жить... С точки зрения конкурсного управляющего всё верно и правильно законодательно. Он то не в курсе, что было на словах ранее! И я его понимаю.

Мы подняли данный вопрос. Сотрудники в этой компании, которые с нами так или иначе контактировали, уже не работали в ней, давно уволились. Человек, которому мы передавали товар, подтвердил на словах конкурсному управляющему факт передачи нашей компанией товара. Благо мы нашли в своей электронной почте обрывки информации по данному вопросу, а в частности письма с напоминаниями и просьбами вернуть нам подписанные документы.
В общем, всякими правдами и неправдами конкурсный управляющий с нашими доводами согласился и вошел в наше положение. Благо сумма не большая - всего 30000руб. Опять же, взыскивать 30 т.р. в судебном порядке история так себе.
В итоге мы отделались "легким испугом".

Так что и Вам рекомендую следить за подписанием первичных бухгалтерских документов. А то ваш контрагент по истечении времени войдет в стадию банкротства, и конкурсный управляющий будет требовать вернуть деньги от вашей организации, а доказать документально факт передачи товара или оказания услуг будет не чем.
А если суммы крупные? Что тогда Вы будете делать?

Взыскивать в судебном порядке сотни тысяч рублей, а тем более миллионы рублей мотивирует любого человека.